Das lange vorbereitete und heiß diskutierte Gesetz wurde vor einigen Tagen in dritter Lesung ohne Gegenstimmung verabschiedet und tritt höchstwahrscheinlich am 1. Juli 2023 in Kraft. Der lange Prozess der Umsetzung der einschlägigen EU-Richtlinie (hätte bereits im Dezember 2021 erfolgen müssen) wurde durch die Drohung der EU-Kommission mit Zwangsgeldern beschleunigt. Auch wenn noch der Senat zustimmen muss, so erwarten wir keine wesentlichen Änderungen.

Wen betrifft das Gesetz in der Privatwirtschaft?

Jeder Arbeitgeber mit 50 oder mehr Mitarbeitern zum 1. Januar des Jahres muss spätestens zum 15. Dezember 2023 eine Struktur zur Meldung und Schutz des internen Anzeigers bei Meldung von Straftaten und Ordnungswidrigkeiten in Zusammenhang mit der Unternehmenstätigkeit schaffen.

Anzeiger sind vor jeglichen Repressalien von Unternehmensseite zu schützen.

Was ist konkret zu tun?

Es muss eine Struktur errichten werden (Internet, Intranet, Telefonnummer, Briefkasten), die die Möglichkeit Straftaten und Ordnungswidrigkeiten mit Strafrahmen über CZK 100.000 mündlich, schriftlich, elektronisch (es bietet sich eine upload-Funktion für Dokumente an) gesichert an den vom Unternehmen bestimmten Beauftragten zu wenden. Nach langer Diskussion hat zwar der Gesetzgeber die Verpflichtungen des Gesetzes nicht für anonyme Anzeigen auferlegt, dennoch tut jeder Arbeitgeber in seinem eigenen Interesse gut daran, auch diese zu bearbeiten.

Der Beauftragte entscheidet u.a. über die Relevanz und Berechtigung der Anzeige. Informationen über die Bearbeitung und Abhilfemaßnahmen sind an den Anzeiger innerhalb bestimmter Fristen zu übermitteln. Ein Archiv der Anzeigen ist gesichert aufbewahren.

Da Straftaten beurteilt werden müssen, bietet sich an, dass juristisch ausgebildete Personen Beauftragter werden, auch wenn keine Fachkenntnisse vom Gesetzgeber verlangt werden. Bei der Entscheidung, ob ein Mitarbeiter des Unternehmens oder ein Externer Beauftragter werden sollte in Betracht gezogen werden, dass ein Rechtsanwalt neben Fachkenntnissen die bestmögliche Vertraulichkeit des Inhalts der Anzeige bei Hausdurchsuchungen (z.B. dawn raids der Kartellbehörden) sichert.

Falls Softwarelösungen verwendet werden, ist unbedingt auf den Datenschutz zu achten, ob diese Daten außerhalb des EWR verarbeitet.

Soweit bereits unternehmens- oder gruppenintern Compliance-Strukturen bestehen, so kann auf diesen aufgebaut werden, z.B., dass Meldungen auf Tschechisch erfolgen und die Spezifika des tschechischen Gesetzes eingehalten werden können. Ab 250 Mitarbeitern muss aber jedes tschechische Unternehmen eine eigene Whistleblower-Struktur aufbauen.

Sanktionen

Auch wenn die ursprünglichen Befürchtungen, dass Sanktionen auf Basis des Umsatzes verhängt werden können, im Gesetzgebungsprozess entschärft wurden, so drohen bei Nichteinführung der Struktur aber auch bei Sanktionen gegen den Anzeiger erhebliche Bußgelder.

Interessant ist, dass auch eine wissentlich falsche Anzeige mit einem Bußgeld belegt ist, zusätzlich kommen natürlich noch Schadensersatzansprüche des Unternehmens in Frage.

Wie können wir dabei helfen?

bpv Braun Partners hat seit vielen Jahren in whistleblower- Angelegenheiten beraten und für Compliance-Abteilungen internal investigations durchgeführt. Selbstverständlich beraten wir gerne beim Aufbau einer effizienten Struktur, die mit dem Gesetz, Arbeitsrecht und Datenschutzrecht aber auch der Unternehmenspraxis in Einklang steht.

Gerade weil bei tschechischen Unternehmen in den ersten Jahren wohl nur wenige Fälle erwartet werden, und angesichts der Qualifikationen und dem spezifischen Schutz der anwaltlichen Informationen und Korrespondenz gegenüber staatlichen Stellen, bietet sich an, dass wir auf Wunsch die Position als Externer Beauftragter stellen.

Schließlich unterstützen wir die Mandanten bei der erforderlichen schnellen Beurteilung von Meldungen und ggf. internal investigations durch ein erfahrenes Team.

Beurteilung des Gesetzes

Erfolgreiche Unternehmen haben schon seit vielen Jahren die Möglichkeit, feedback von Mitarbeitern über Straftaten oder sonstige Rechtsverstöße zu melden. Nicht nur im Kartellrecht, wo die Entscheidung über Stellung eines Kronzeugenantrags oft innerhalb von Stunden gefällt werden muss, ist ein System über interne Meldungen, dem von den Mitarbeitern und Vertragspartnern vertraut wird, absolut sinnvoll. Insoweit sollte das neue Gesetz nicht als Schikane, sondern als Verankerung eines sinnvollen Gedankens wahrgenommen werden.