Dlouho připravovaný a vášnivě diskutovaný návrh zákona byl před několika dny schválen dolní komorou ve třetím čtení (proti přijetí nebyl nikdo z přítomných poslanců) a s největší pravděpodobností vstoupí v platnost 1. července 2023. Dlouhý proces transpozice příslušné směrnice EU (měla proběhnout již v prosinci 2021) urychlila Evropská komise hrozbou pokuty. Přestože s návrhem musí ještě souhlasit Senát, neočekáváme žádné výrazné změny.

Koho se zákon týká v soukromém sektoru?

Každý zaměstnavatel s 50 a více zaměstnanci k 1. lednu daného roku musí vytvořit strukturu pro oznamování a ochranu interních oznamovatelů při oznamování trestných činů a přestupků souvisejících s jeho podnikatelskou činností nejpozději do 15. prosince 2023.

Oznamovatelé musí být chráněni před jakoukoli odvetou ze strany společnosti.

Co konkrétně je třeba udělat?

Musí být zřízen oznamovací systém (internet, intranet, telefonní číslo, poštovní schránka), který umožní oznamovat trestné činy a přestupky, za které zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000 Kč, ústně, písemně nebo elektronicky (typicky přes funkci nahrávání dokumentů) určené příslušné osobě podnikatele. Zákonodárce po dlouhé diskusi neuložil povinnost zpracovávat anonymní oznámení, nicméně každý zaměstnavatel by ve vlastním zájmu udělal dobře, kdyby se jimi také zabýval.

O relevanci a důvodnosti oznámení rozhoduje mimo jiné tzv. příslušná osoba. Informace o vyřízení a opatřeních k nápravě musí být oznamovateli zaslány ve stanovených lhůtách. Oznámení musí být bezpečně archivována.

Vzhledem k tomu, že oznámení (např. případné trestní činy) je třeba odborně posuzovat, nabízí se, aby se příslušnými osobami staly osoby s právnickým vzděláním, i když zákon neklade požadavky na jejich odborné vzdělání. Při rozhodování, zda má být příslušnou osobou zaměstnanec podnikatele nebo externí osoba, je třeba vzít v potaz, že advokát kromě odborných znalostí zajistí i největší možné utajení obsahu oznámení v případě domovních prohlídek (např. při vnitřních šetřeních (dawn raids) kartelových orgánů).

Pokud budete používat softwarová řešení, je nezbytné věnovat pozornost ochraně údajů a v jejím rámci zejména tomu, zda tato řešení nezpracovávají údaje mimo EHP.

Pokud již ve společnosti nebo skupině existují systémy pro dodržování předpisů, lze na ně navázat, např. tak, aby bylo možné podávat oznámení vždy i v češtině a aby byla respektována specifika českého zákona. Od 250 zaměstnanců si však každá česká společnost musí vytvořit vlastní vnitřní oznamovací systém.

Sankce

Přestože se původní obavy, že by sankce mohly být ukládány na základě velikosti obratu, v legislativním procesu nenaplnily, hrozí značné pokuty pokud nebude vnitřní oznamovací systém zaveden, ale také pokud budou odvetná opatření uloženy oznamovateli.

Zajímavé je, že pokutě podléhá i vědomě nepravdivé oznámení zaměstnance; navíc samozřejmě přicházejí v úvahu nároky podnikatelů na náhradu škody.

Jak vám můžeme pomoci?

Společnost bpv Braun Partners již řadu let poskytuje poradenství v otázkách whistleblowingu a ochrany oznamovatelů a provádí interní šetření pro compliance oddělení klientů. Samozřejmě rádi poradíme s nastavením efektivního systému, který bude v souladu se zákonem, pracovním právem a právem na ochranu osobních údajů, ale také s firemní praxí.

Právě proto, že u českých podnikatelů lze očekávat v prvních letech málo případů, a s ohledem na kvalifikaci a specifickou ochranu informací a korespondence předávaných advokátovi před státními orgány, můžeme na požádání rádi zajistit pozici externí příslušné osoby.

V neposlední řadě pomůže náš zkušený tým klientům při nezbytném rychlém posouzení oznámení a v případě potřeby i při interním šetření.

Zdůvodnění zákona

Již řadu let mají úspěšní podnikatelé možnost přijímat zpětnou vazbu od zaměstnanců o trestních činech nebo jiných porušeních zákona. Nejen v oblasti soutěžního práva, kde rozhodnutí o podání tzv. žádosti o shovívavost (leniency application) musí být často učiněno během několika hodin, má vnitřní oznamovací systém, kterému zaměstnanci a smluvní partneři důvěřují, naprostý smysl. V tomto ohledu by nový zákon neměl být vnímán jako šikana, ale jako zakotvení rozumného přístupu.