Dlouhou dobu tedy nebylo jasné, jak správně, tedy jakou formu změnu stanov přijmout. Je tedy nutné nejprve zjistit, jakým způsobem bylo SVJ založeno a až následně posoudit potřebnou formu pro přijetí změny stanov a dokumentů k tomu dále potřebných.

Před přijetím OZ vznikala SVJ podle zák. č. 72/1994 Sb., o vlastnictví bytů, a to přímo ze zákona v domech s alespoň pěti jednotkami ve vlastnictví třech různých osob. Přijetí stanov v SVJ tedy nebylo podmínkou vzniku SVJ, mnoho SVJ stanovy ani přijaté nemělo a vztahovala se na ně úprava vzorových stanov tak, jak byly formulované nařízením vlády.

Vzhledem k tomu, že OZ ve svých přechodných ustanoveních nepamatuje na úpravu SVJ, která byla založena, před 1. lednem 2014 nebylo jasné, jak se má posuzovat změna jejich stanov. Z opatrnosti se doporučovalo přijetí změny stanov notářským zápisem, zejména z toho důvodu, aby se nemuselo opakovat shromáždění vlastníků poté, co by rejstříkový soud odmítl změny na základě prosté listiny zapsat.

Další nejasnost vznikla dvěma zcela protichůdnými rozhodnutími Vrchních soudů, za situace, kdy Vrchní soud v Praze a jemu podřízené rejstříkové soudy rozhodovaly tak, že notářský zápis při změně stanov nutný není, ale Vrchní soud v Olomouci a jemu podřízené rejstříkové soudy rozhodovaly zcela opačně.

Tento rozkol se podařilo vyřešit až Rozhodnutím Vrchního soudu v Olomouci, ve kterém došlo ke shodě na názoru, že u SVJ vzniklých podle původní právní úpravy, tedy do 1. 1. 2014, bude změna jejich stanov zapisována bez nutnosti přijetí těchto změn notářským zápisem. Pro úplnost zbývá dodat, že notářský zápis bude třeba, bez ohledu na výše uvedené, u SVJ založených před 1. 1. 2014 v případech, kdy tuto formu výslovně předpokládají stanovy SVJ.

Jak na nové stanovy?

Pro SVJ vzniklé za účinnosti OZ, tedy po 1. 1. 2014 nevznikla žádná nejasnost, jak vykládat novou právní úpravu. Navzdory tomu není situace zcela přehledná a mnohé SVJ neví, jakou formou mají přijímat změny svých stanov.

Podmínky pro změnu stanov vycházejí z toho, jakým způsobem bylo SVJ založeno. Podle nové právní úpravy lze společenství vlastníků založit třemi různými způsoby: Prohlášením o rozdělení práva k domu a pozemku na vlastnické právo k jednotkám, či ujednáním ve smlouvě o výstavbě nebo schválením stanov, nebylo-li společenství založeno některým z uvedených způsobů. OZ vyžaduje jen u třetí možnosti založení SVJ, tedy u přijetí stanov, formu veřejné listiny (notářského zápisu). Zároveň to znamená, že SVJ založená tímto způsobem budou muset notářským zápisem měnit i své stanovy.

Z tohoto vyplývá, že nejprve je nutné zjistit, jakým způsobem bylo SVJ založeno. Pokud si SVJ založené po 1. 1. 2014 není vědomo, jakým způsobem bylo založeno, způsob založení vyplývá ze zakládající dokumentace, která se ukládá ve sbírce listin příslušného rejstříku společenství jednotek.

Zápis pořídí notář nebo zapisovatel

Za účelem změny stanov bude nutné svolat shromáždění SVJ, jehož svolání má na starosti statutární orgán SVJ. Svolání shromáždění SVJ je nutné činit písemnou pozvánkou s časovým předstihem před konáním schůze. Tato pozvánka zároveň musí obsahovat přesný výčet témat a návrhy přijímaných změn, o kterých má být na schůzi jednáno. Podmínky pro svolávání i pro následné hlasování a přijímání změn se liší v jednotlivých stanovách. Za účelem posouzení těchto podrobných podmínek je tedy nutné konzultovat platné stanovy SVJ.

Za účelem změny nastavení oprávnění zastupování SVJ bude nutné změnit stanovy v části, která upravuje orgány SVJ. Shromáždění SVJ na své schůzi určí, že předseda společenství vlastníků se odvolává a statutárním orgánem se volí tříčlenný výbor. Zároveň se na schůzi rovnou rozhodne o osobách, které mají vykonávat funkci člena výboru a o způsobu jejich jednání.

Pokud není zápis ze shromáždění sepisován notářem, má na starosti tuto úlohu zapisovatel, který v zápisu uvede body, kterých se týkala schůze, hlasování o nich a uvede přijaté změny. Stanovy lze změnit částečně nebo lze přijmout celé nové znění. V takovém případě lze připojit nové odsouhlasené znění stanov jako přílohu zápisu z konání shromáždění SVJ.

Nově zvolený výbor se následně po konání schůze SVJ musí sejít k jednání, na kterém si zvolí své funkce v rámci výboru, pokud tyto funkce předjímají stanovy SVJ. Běžné nastavení ve stanovách je, že SVJ navenek zastupuje předseda výboru nebo místopředseda výboru spolu s dalším členem výboru. O jednání výboru, na kterém se určí jednotlivé funkce a rozdělí úkoly, se rovněž sepíše zápis.

Správně podaný návrh ušetří mnoho času

Za účelem zapsání změny v rejstříku společenství jednotek budou tedy třeba následující dokumenty:

• Zápis z jednání shromáždění SVJ, které přijalo změnu stanov (forma notářského zápisu je vyžadována jen v jednom případě, jak je uvedeno výše, příp. pokud tuto formu předjímají samotné stanovy) spolu s pozvánkou na shromáždění a prezenční listinou přítomných;
• Zápis z jednání výboru obsahující volbu funkcí členů výboru spolu s prezenční listinou přítomných;
• Čestné prohlášení a souhlas se zápisem do rejstříku společenství jednotek všech členů výborů, spolu s úředně ověřenými podpisy.

Následně již zbývá jen připravit návrh na rejstřík společenství jednotek, zaplatit správní poplatek a dokumenty podat na podatelnu, případně podat elektronicky.

Za účelem určení, jaké dokumenty jsou třeba ke změně stanov SVJ, je nejprve nutno posoudit, jak bylo dané SVJ založeno. Notářský zápis je pro změnu stanov potřeba jen v případě, že SVJ bylo založeno po 1. 1. 2014 schválením stanov vlastníky nebo pokud tuto formu vyžadují přímo platné stanovy.

Pozornost je nutné věnovat i ostatní dokumentaci, která se vkládá na rejstříkový soud za účelem zapsání změn. Správně podaný návrh ušetří mnoho času s komunikací s rejstříkovým soudem a případným doplňováním návrhu.